Flujo de trabajo digital en Intuit® ProConnect™ Tax

Presentar declaraciones de impuestos para clientes individuales y pequeñas empresas no tiene por qué ser una pérdida de tiempo, energía y recursos para tu empresa. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la temporada de impuestos se traduce en muchas horas de trabajo, frustración y agotamiento. Para las empresas de hoy, continuar “como de costumbre” podría significar lo siguiente:

• Recolección documentos en papel y el uso de varios programas de software, lo que genera errores de ingreso de datos, flujos de trabajo complejos y pérdida de tiempo.
• Tener dificultades para reclutar y retener empleados de alta calidad.
• Lidiar con el agotamiento y la insatisfacción de la temporada de impuestos altísimos equilibrio entre el trabajo y la vida personal .

Durante el evento “Better Together” de contadores de Intuit en la ciudad de Nueva York, reunimos a profesionales de impuestos y líderes de opinión de la industria. Nuestro panel de expertos en impuestos de la industria analizó la importancia de adoptar la tecnología y modernizar las empresas de impuestos y asesoramiento para abordar los desafíos y las ineficiencias que enfrentan durante la temporada de impuestos y en sus operaciones diarias.

El problema: “Negocios como siempre” no son suficientes para las empresas modernas

Papeleo y almacenamiento. Entrada de datos y procesos manuales. Tareas redundantes y agotadoras que consumen tiempo y energía de un profesional de impuestos. Para muchos, esto es “negocio normal” en su empresa. Si este es tu caso, no eres el único.

Las firmas de impuestos y asesoría suelen tener flujos de trabajo complejos que implican el uso de varios programas de software para realizar el trabajo diario. El trabajador del conocimiento promedio usa 10 aplicaciones diferentes cada día, según el Índice global de la anatomía del trabajo de 2023 de Asana. ¹ Eso genera un daño real: Según una investigación de 2021 de Qatalog y el laboratorio de ideas Ellis de la Universidad de Cornell, las personas informan que pasan 36 minutos al día cambiando de aplicación y casi otros 10 minutos volviendo a la normalidad una vez que han cambiado de aplicación. ²

Los contadores públicos autorizados, los agentes registrados, los preparadores de impuestos y los consultores han compartido otros problemas que afectan a sus empresas cuando recopilan documentos impresos de sus clientes. El proceso de notificar a los clientes sobre el proceso, explicar qué documentos necesita la empresa y buscar los documentos es frustrante y lleva mucho tiempo. La responsabilidad del cliente puede ser baja en cuanto a los formularios y la documentación necesarios para presentar sus impuestos con precisión. Los errores de ingreso de datos son casi inevitables cuando se ingresa información manualmente, lo que no suele ser una de las tareas favoritas de los fanáticos. En este punto, es responsabilidad de tu empresa almacenar la documentación requerida en tu propio servidor o en un archivador físico.

Entre los trabajadores del conocimiento, las tareas mundanas y repetitivas, como entrada de datos y la presentación representan el 62 % de su jornada laboral, según el Índice Anatomía del Trabajo Global. ¹ Estas pueden estar entre las tareas que tradicionalmente se asignan a los miembros más nuevos de la profesión, como recién graduados universitarios, o simplemente pueden ser una parte aparentemente inevitable del trabajo. Pero es probable que sea un factor que contribuya a los problemas recientes con la atracción de nuevos talentos, la contratación, la retención de empleados calificados e incluso las renuncias silenciosas. De hecho, el 90 % de los contadores reportaron desafíos de contratación durante el año anterior, según la Encuesta sobre tecnología contable QuickBooks de Intuit de 2023; ³ El 94 % dijo que uno de los mayores obstáculos es que menos graduados se unen a la profesión.

Los problemas con el grupo de contratación que perjudican a las empresas no son los únicos obstáculos. En la misma encuesta, aunque siete de cada 10 (69 %) de los profesionales de la contabilidad dijeron estar satisfechos con su trabajo, un tercio (32 %) se mostró insatisfecho con el nivel de estrés de su trabajo. Y el estrés no es un secreto bien guardado. El 93 % de los contadores dijo que el agotamiento en la temporada de impuestos es un gran desafío para atraer y/o retener talentos contables. Otros dos de cada cinco informaron que no estaban satisfechos con sus cargas de trabajo.

Para los profesionales de impuestos y sus empresas, el alto nivel de estrés y las cargas de trabajo son insostenibles para permanecer en el campo. Chris Picciurro , fundador de Enseñanza del flujo de impuestos , expresó el alto costo de los trabajos de contabilidad exigentes.

“Sinceramente, me perdí los primeros cinco años de vida de mis hijos mayores”, dijo Picciurro a una audiencia de profesionales contables durante el evento Better Together NYC de Intuit. “En ese momento, dije: ‘O ellos o yo’. Conducía de vuelta a casa (probablemente a las 2 a. m.) desde nuestra oficina y pensé: ‘¿Qué diablos está pasando? Es un trabajo muy lucrativo, pero ya no lo quiero”. Y sentí que este negocio se construye en función de que yo lo dirija, no de procesos ni de sistemas. Así que algo tiene que cambiar”.

Fue un momento crucial que condujo a ajustar el tamaño de Picciurro’

La solución: Por qué Intuit ProConnect Tax es diferente de otro software de impuestos basado en la nube

Piccurrio revisó por completo la estructura, los servicios y los sistemas de su empresa para que se adapte a su vida personal y profesional. El pivote fue un cambio de vida. Hoy, tiene una vida laboral exitosa y satisfactoria que se equilibra con su vida familiar. Ve la oportunidad de que las nuevas generaciones de profesionales contables tengan carreras equilibradas y gratificantes.

“Espero que atraigamos a más personas a la industria que vean lo gratificante que es y vean, verdaderamente, la diferencia que haces en la vida de tus clientes”, dijo.

Entre las soluciones tecnológicas que Piccurrio implementó para mantener su vida laboral bajo control, se encuentran Impuestos de ProConnect .

Este software de impuestos profesional basado en la nube te permite crear declaraciones de impuestos en minutos, desde cualquier lugar. Como producto de Intuit, se integra perfectamente con QuickBooks Online Accountant: el software de referencia cuando se trabaja con los libros contables del propietario de una empresa. Agrega Intuit Tax Advisor, una herramienta de asesoramiento integrada que genera automáticamente estrategias para el ahorro de impuestos de los clientes, y completa el círculo desde la preparación de impuestos hasta la planificación de impuestos.

“Este es simplemente el flujo natural de datos”, dijo el fundador de ASE Group. Al-Nesha Jones, contadora pública, maestría en administración de empresas y mamá , cuya práctica ha usado productos de Intuit desde que abrió su empresa. “No hacemos declaraciones de impuestos si no llevamos la contabilidad, porque todo el mundo sabe que, sin contabilidad, es probable que todo sea un desastre. Pasar de QuickBooks a ProConnect Tax es una progresión natural”.

El flujo integrado entre estas soluciones de software de impuestos y contabilidad reduce la cantidad de aplicaciones que los profesionales de impuestos deben usar durante la temporada alta y, por supuesto, durante todo el año. Después de todo, la asesoría tributaria no es algo que ocurre una vez al año. Para una empresa, la combinación de software permite una gestión inteligente y simplificada de la práctica. Los contadores que usan soluciones tecnológicas dicen que están mejor organizados (31 %), realizan menos trabajo manual (28 %) y cometen menos errores (27 %), según la Encuesta de tecnología contable de QuickBooks. ³

“Cuando uso una herramienta integrada, simplemente simplifico las cosas”, dijo Jones. “Reduzco la posibilidad de cometer errores, el ingreso de datos y el tiempo”.

Funciones destacadas de ProConnect Tax

Las funciones intuitivas integradas en ProConnect, como marcar, importar, automatizar y almacenar en la nube, además de Intuit Link, eSignature y Protection Plus, se encuentran entre las integraciones que ahorran dinero, energía mental y tiempo a los usuarios de Intuit ProConnect Tax. 

“Es la forma en que puedo tomar lo que hubiera necesitado con otras cuatro o cinco suscripciones para hacer lo que hago, y todo está incluido en un solo lugar”, dijo Jones. “Simplemente ahorra mucho tiempo por declaración de impuestos”.

Con el ahorro de tiempo, los propietarios de empresas y los profesionales contables pueden dirigir su energía a otra parte, ya sea pasando más tiempo en casa o interactuando con los clientes en interacciones de alto valor. De hecho, el 80 % de los contadores dicen que la tecnología los libera para pasar más tiempo cara a cara con los clientes, según la Encuesta de tecnología contable de QuickBooks. ³ Y el 82 % de los contadores dicen que esas interacciones personales son más significativas.

Muchos contadores (38 %) informan que la tecnología los ayuda a sentir una mayor confianza en los servicios que brindan. El software de impuestos profesional, como ProConnect Tax, incluye automatizaciones inteligentes al cargar documentos de clientes. De hecho, una de las funciones más nuevas y demandadas te permite obtener todas las transcripciones de tus clientes directamente del IRS (Servicio de Impuestos Internos) a ProConnect Tax. Con esta función, puedes hacer lo siguiente: 

• Detecta y corrige errores de manera proactiva antes de que tu cliente reciba un aviso del IRS.
• Obtén una única fuente de información veraz para verificar antes de presentar tu declaración y no perderte nada.
• Completa las declaraciones de impuestos de forma más rápida y precisa, con menos conversaciones con los clientes.
• Acceder a los datos financieros más recientes del IRS para clientes; esto es útil para incorporar nuevos clientes, trabajos de resolución y completar prórrogas.

Soluciones que se integran con ProConnect Tax

Las sinergias entre el paquete de software de Intuit no son las únicas integraciones que ahorran tiempo y dinero a las empresas. ProConnect Tax incluye Enlace de Intuit , un portal alojado en la nube que recopila y administra los documentos y datos tributarios de los clientes. El 92 % de Intuit Impuestos de ProSeries® los clientes que usaron Intuit Link para completar declaraciones de clientes para el año tributario 2021 dijeron que ahorraron, en promedio, 43 minutos por declaración de impuestos. Los preparadores de impuestos pueden marcar los datos faltantes, las estimaciones y los campos que necesitan revisión dentro de ProConnect Tax. En lugar de escribir correos electrónicos manualmente para notificar a los clientes sobre las banderas, tu empresa puede enviar cartas con plantillas con campos de datos de declaraciones de impuestos preestablecidos y personalizados. Los clientes y los profesionales contables pueden revisar los elementos marcados en un cajón de entrada, que también alberga documentos importados, autocompleta campos de documentos de impuestos y los marca para su revisión. 

Cuando llegue el momento de que los clientes firmen contratos y documentos tributarios, Firma electrónica de Intuit proporciona una manera rápida y conveniente de solicitar firmas. En lugar de perseguir a los clientes para que firmen con tinta o usar una herramienta de terceros para solicitar firmas, eSignature va al grano para recopilar las firmas de los clientes de forma digital y rápida. De hecho, el 69 % de las transacciones de firmas electrónicas completadas a través de los productos de impuestos profesionales de Intuit se finalizaron en menos de 24 horas durante el año tributario 2021.

ProConnect Tax almacena de forma segura todos los documentos, datos, formularios de impuestos y firmas de los clientes. El servicio en la nube de Intuit mantiene seguros los datos de tu empresa con medidas de seguridad y servicios de protección mejorados. Esta no es solo una forma conveniente de ahorrar costos y espacio de almacenamiento en persona o en tu propio servicio de alojamiento; también cumple con las expectativas básicas de los clientes en cuanto a la seguridad de sus datos. Según la encuesta de Intuit a contribuyentes que recurrieron a un profesional de impuestos en los 12 meses anteriores a junio de 2022, el 86 % de los contribuyentes esperaba que su profesional de impuestos almacenara los documentos tributarios en servidores cifrados con firewalls empresariales.

La misma encuesta reveló que el 78 % de los contribuyentes elegiría a un profesional de impuestos que ofreciera protección contra auditorías tributarias en lugar de a uno que no la ofrezca. Por ejemplo, Protección Plus es una opción de bajo costo para agregar a cualquier declaración de impuestos de ProConnect que presente tu empresa. Protection Plus amplía tu equipo para incluir contadores públicos autorizados y agentes registrados que trabajan con tu equipo para manejar avisos, problemas con formularios del IRS (Servicio de Impuestos Internos) y auditorías. Se ocupa de las largas llamadas telefónicas con agencias estatales o federales para resolver por completo los problemas identificados. 

La tecnología permite el reclutamiento y la retención de talentos

Estos tipos de automatizaciones inteligentes, innovaciones tecnológicas y la delegación de tareas manuales rutinarias a la tecnología allanan el camino para una carrera más gratificante en impuestos y contabilidad. De hecho, el 85 % de los contadores creía que la tecnología podría alentar a más profesionales jóvenes a ingresar a la industria al abrirles paso a un trabajo más atractivo, según la Encuesta de tecnología contable de QuickBooks. ³ También es una bendición para la retención de empleados; El 31 % dijo que el personal estaba más contento y comprometido gracias a sus soluciones tecnológicas. Un tercio de los contadores también atribuyó a su tecnología la mejora de la retención de empleados. y adquisición.

Las soluciones tecnológicas, como ProConnect Plus, abren el campo de contratación y brindan una ventaja competitiva integrada a la hora de contratar nuevos talentos. El uso de software basado en la nube en lugar de soluciones de escritorio específicas para dispositivos amplía el grupo de talentos de un pequeño grupo de personas calificadas que pueden viajar a tu oficina a cualquier persona en tu estado, zona horaria o en todo el país. Nueve de cada 10 empleados con capacidad remota preferían la flexibilidad del trabajo remoto, y ocho de cada 10 directores de recursos humanos de las empresas Fortune 500 dijeron que no planean disminuir la flexibilidad del trabajo remoto en el próximo año, según un informe publicado en la revista trimestral de Gallup. sondeo. ⁴ ProConnect Tax facilita el trabajo remoto con acceso desde cualquier ubicación y dispositivo, y proporciona información sobre el tiempo dedicado a las declaraciones a nivel de empresa y usuario.

Por supuesto, los profesionales contables deben ocuparse del resultado final. Con la tecnología, las empresas claramente ganan. El beneficio n.º 1 de la tecnología es que ayuda a aumentar los ingresos debido al aumento de la eficiencia, según informó el 41 % de los contadores en la encuesta de QuickBooks. Más de un tercio (36 %) dijo que también está aumentando los flujos de ingresos.

Pero no confíes en nuestra palabra; Con las estadísticas de rendimiento de empresas de ProConnect Tax, puedes hacer un seguimiento del crecimiento de clientes y del ahorro de tiempo.

Fuentes de datos

¹ Asana, 2023 Índice global de la anatomía del trabajo .

² Qatalog y Ellis I de la Universidad de Cornell dea Lab, Informe Workgeist de 2021 .

³ Intuit, Encuesta sobre tecnología contable de QuickBooks 2023 .

⁴ Ben Wigert, Jim Harter y Sangeeta Ag

Nota del editor: este artículo está disponible en inglés.