Guía para cambiar de software y migrar datos

A la hora de evaluar el cambio a un software de impuestos profesional, una preocupación constante para muchos contadores es lidiar con el cambio radical que se produce en la empresa y, sobre todo, con la conversión de datos. Los profesionales de impuestos saben que son administradores de los datos de sus clientes. Por lo tanto, deben garantizar un proceso de conversión de datos que haga hincapié en la precisión, la solidez y la rapidez del cambio de software para la empresa.

¿Cuál es el tema que suele resonar durante la conversión de datos, pero del que no se habla mucho? El soporte. Si bien tienes amplia experiencia en cumplimiento tributario y asesoramiento a clientes, contar con un experto en integración de software ayuda a alinear las expectativas de la empresa y garantiza que el cambio sea más fluido.

Intuit® ProConnect™ Tax cuenta con varios niveles de soporte que se adaptan a las necesidades de empresas de todos los tamaños y, al mismo tiempo, proporcionan asistencia de primer nivel. Veamos la combinación del soporte guiado y el proceso de conversión a ProConnect Tax.

Soporte y capacitación integrales

El soporte que ofrece el proveedor de software es fundamental. Un equipo de integración dedicado puede contribuir significativamente a facilitar la transición a un nuevo software. El asesoramiento de capacitación y el servicio de atención al cliente receptivo te ayudan a comprender rápidamente los pormenores del nuevo software. Este soporte ofrece más que asistencia inicial: también incluye ayuda continua para solucionar problemas que puedan surgir, lo que garantiza el correcto funcionamiento de la empresa.

ProConnect Tax ofrece sesiones de integración y conversión de datos para empresas que realizan más de 50 declaraciones en total con un equipo altamente capacitado de Easy Start. Para empresas más grandes, cuenta con un nivel de soporte más robusto a través del equipo de Professional Services. Estas sesiones adicionales permiten que el equipo obtenga información sobre tu empresa, optimice la configuración y las integraciones, convierta los datos y capacite a todos los empleados de la empresa para usar el nuevo software de preparación de impuestos.

Compatibilidad e integración

Otro aspecto clave para tener en cuenta es cómo se integra el nuevo software con los sistemas existentes. Es fundamental que se adapte a otras herramientas que usa tu empresa, incluidos los sistemas de administración de prácticas y documentos. Esta integración fluida permite un flujo de trabajo estable y reduce el tiempo de aprendizaje que necesita tu equipo. Además, poder conectarse con instituciones financieras y otras fuentes de datos simplifica la forma de recopilación y conciliación de datos. ProConnect Tax se integra con varias soluciones, principalmente con QuickBooks® Online Accountant, lo que representa una conexión directa que les permite a las empresas de contabilidad pasar de forma automática todas sus declaraciones de impuestos de QuickBooks a ProConnect Tax. 

Ventajas de un software basado en la nube

ProConnect está basado en la nube, lo que les permite a los usuarios acceder al programa desde cualquier sitio con conexión a Internet. Esto resulta muy importante, ya que cada vez más empresas se están volcando al trabajo remoto. Los usuarios pueden abrir el software en sus hogares, mientras se desplazan o desde cualquier otro lugar que tenga acceso a Internet. Además, contratar nuevos contadores a tiempo parcial o a tiempo completo es más sencillo en una plataforma basada en la nube. Tu grupo de talentos aumenta de solo opciones locales a cualquier persona en el país, ya sea que estés buscando empleados a tiempo completo o solo asistencia temporal.

Seguridad de los datos

A la hora de convertir datos, una de las principales prioridades de muchas empresas es garantizar que toda la información de los clientes se transfiera de forma segura. Para ello, necesitan un proceso meticuloso en el que se le dé especial importancia a la integridad de la seguridad de los datos. Los profesionales de impuestos deben buscar un software que emplee técnicas de cifrado robustas y cumpla con los estándares de la industria para mantener la seguridad de los datos tanto durante el proceso de transición como una vez que se haya completado. Esto no solo protege la información del cliente, sino que también fortalece la confianza y la credibilidad de los servicios de la empresa.

Escalabilidad y personalización

Las empresas de impuestos necesitan un software que se adapte a su crecimiento. La escalabilidad es fundamental, sobre todo para las empresas que buscan ampliar su base de clientes o expandir sus servicios. El nuevo software debe poder administrar cargas de trabajo más complejas sin esfuerzo y sin comprometer el rendimiento. Las opciones de personalización permiten a las empresas adaptar las funciones según sus necesidades específicas, lo que aumenta la eficiencia y la productividad. A partir de enero de 2025, ProConnect Tax incluirá el uso gratuito de Intuit Tax Advisor, que permite a los profesionales de impuestos presentar declaraciones de impuestos de clientes y generar automáticamente estrategias de ahorro de impuestos para ellos.

Rentabilidad

No se puede pasar por alto el aspecto financiero de un cambio de software. Si bien los costos iniciales son importantes, los profesionales de impuestos también deben evaluar los efectos financieros a largo plazo. Esto implica analizar cómo el software puede reducir el trabajo manual y los errores (lo cual, a su vez, reduce el riesgo de errores costosos), además de contribuir al resultado final de la empresa.  En caso de duda, averigua si hay un paquete que combine los gastos para obtener un precio más bajo.  Consulta los precios de ProConnect Tax hoy mismo.

Ten en cuenta todos los factores

Cambiar el software de impuestos es una decisión importante que requiere una evaluación meticulosa de varios factores. Al priorizar el soporte sólido, la capacidad de integración, las ventajas del software basado en la nube, la seguridad de los datos, la escalabilidad y el costo, los profesionales de impuestos pueden garantizar una transición exitosa que optimice la conversión de datos y acompañe a la empresa hacia el éxito futuro.

Con soluciones como ProConnect Tax, que ofrecen soporte integral y funciones avanzadas, los profesionales de impuestos pueden realizar estos cambios con confianza y seguir destacándose como asesores de confianza de sus clientes.

Nota del editor: Este artículo también está disponible en inglés.