Transición de nuestra empresa a un software de impuestos basado en la nube

Durante los últimos tres periodos de declaración de impuestos, en Fox Alliance, hemos usado ProConnect™ Tax de Intuit® como principal solución de software de impuestos. Si bien una pequeña fracción de nuestras oficinas continúa operando con otro software de impuestos para viejos clientes heredados, hemos diseñado un plan de transición para que ProConnect sea nuestro único software de impuestos al finalizar el año tributario 2023.

Antes de cambiar a ProConnect, nuestra empresa dependía de varias soluciones de software de escritorio que cumplían bien su función. Sin embargo, no llegaban a satisfacer nuestras mayores expectativas, las cuales pensamos que podría cumplir una solución de software de impuestos integral. La mayoría de nuestros profesionales de impuestos trabajan principalmente con computadoras portátiles y se han adaptado a trabajar de forma remota durante gran parte del año. Esta modalidad resalta la necesidad de contar con una solución de software que sea capaz de abordar los requerimientos de nuestra empresa y que, a la vez, sea flexible y permita acceder a ella independientemente de la ubicación o la oficina. Necesitábamos una solución de software que pudiera seguirnos el ritmo y proporcionar el poder de administrar nuestras tareas de manera eficaz y, al mismo tiempo, adaptarse a la demanda en constante evolución de contar con un entorno de trabajo remoto. Gracias a sus funcionalidades nativas de la nube, ProConnect Tax ha significado un paso en la dirección correcta.

Ampliar la escala para el crecimiento

Nuestras oficinas principales están situadas en Austin y San Antonio. Allí trabajan 15 personas (lo que puede variar según el momento del año). Nuestra gama de servicios de impuestos incluye la preparación de declaraciones personales, de sociedades colectivas y sociedades anónimas, así como de patrimonios, fideicomisos y donaciones. Si bien prestamos servicios a una base de clientes muy diversa, nuestro foco se encuentra en los individuos y las pequeñas empresas. Manejamos una variedad de declaraciones de empresas y estatales, que suelen implicar varios socios y accionistas. Además de la preparación de impuestos, ofrecemos servicios integrales de registro contable, nómina y consultoría, así como soluciones de planificación de impuestos.

Enfrentamos muchos desafíos a la hora de optimizar el software en varias oficinas, por ejemplo:

• La adquisición de varias oficinas en un corto plazo generó que, en cada ubicación, se usaran diferentes programas de software de impuestos y se emplearan distintos procesos para almacenar los documentos de los clientes.
• Los servidores heredados en cada oficina limitaban el acceso a los archivos en sus respectivas ubicaciones.
• Teníamos una combinación de PC y Mac, por lo que solía haber un problema de compatibilidad entre las diferentes ubicaciones y usuarios.
• La existencia de varios programas de software de preparación de impuestos produjo ineficacias en la dotación de personal, la administración de datos y la fijación de precios, porque teníamos que asignar recursos para administrar los diversos sistemas de software.

Probamos varias soluciones de software y alojamiento para intentar que todas las oficinas y el personal usaran el mismo software, de modo tal que pudiéramos administrar mejor las diferentes oficinas. En un momento, usaba una PC para una oficina, una Mac para otra y una solución alojada en mi PC solo para poder acceder a todo.

Las soluciones alojadas no resolvieron el problema

La conectividad remota demostró ser un obstáculo importante al utilizar soluciones alojadas. Con frecuencia, se producían demoras en la conexión con el software de escritorio. El software solía requerir actualizaciones en horarios poco convenientes, o el proceso de instalación y acceso para cada nuevo usuario era muy engorroso. Algunas de estas soluciones demoraban hasta 5 a 10 minutos en iniciar sesión y conectarse, lo que provocaba demoras aún mayores al preparar varias declaraciones en el periodo de declaración de impuestos. Las actualizaciones que podían tardar hasta una hora en instalarse por completo solían ser obligatorias, lo que impedía la presentación de las declaraciones y, por lo tanto, había que volver a iniciar todo para implementar los cambios. Estos problemas no solo ralentizaron nuestro flujo de trabajo, sino que también provocaron situaciones frustrantes en las que los miembros del equipo no podían acceder a las declaraciones de impuestos ni trabajar en ellas durante horas debido a cuestiones técnicas.

Ya sea al usar una solución alojada o conectarnos a un servidor local, solíamos enfrentarnos a un proceso engorroso para ubicar los archivos almacenados de manera local, que implicaba realizar varios pasos, como hacer copias de los archivos y abrirlos dentro del programa. Un programa de software en particular empeoró el problema al exigir la repetición manual de estos pasos para cada declaración en el periodo de declaración de impuestos subsiguiente. Además, requería que los usuarios cerraran sesión correctamente antes de que otro usuario pudiera acceder al archivo, en lugar de permitir el acceso simultáneo. Por otra parte, todas las soluciones de escritorio que teníamos requerían que todo se guardara de forma manual, lo que suponía un riesgo de pérdida del trabajo. Este problema era particularmente perjudicial al trabajar en un entorno alojado propenso a frecuentes pérdidas de conexión.

Obtener asistencia oportuna demostró ser otro motivo de frustración en términos de soporte al cliente. Solíamos tener que llamar a un número de soporte, esperar mucho tiempo y rogar encontrar a alguien capaz de entender y abordar nuestras inquietudes. Además, había líneas de soporte diferentes según se tratase de problemas de alojamiento o problemas reales de software, lo que generaba tiempos de inactividad aún mayores. Los programas eran muy lentos en cuanto a la implementación de comentarios y cambios. Solíamos comunicarnos con los desarrolladores a fin de sugerirles mejoras para el software, pero en raras ocasiones obteníamos una respuesta y, menos aún, cambios reales. Los programas continuaban estancados en términos de actualizaciones de desarrollo.

Además de presentar problemas de eficacia, nuestro antiguo proceso no era muy rentable: algunos programas de software ofrecían un número limitado de estados sin cargo y cobraban por cada estado adicional. Dada nuestra diversa clientela en varios estados, lo que parecía un precio razonable por declaración podía aumentar rápidamente a dos o tres veces el costo estimado inicial. Era difícil evaluar cuáles serían nuestros costos antes de que terminara el periodo de declaración de impuestos.

Cómo elegimos ProConnect Tax

Finalmente, llegamos a un punto de inflexión y decidimos buscar una solución que ofreciera una experiencia fluida con acceso permanente. Lo que impulsó principalmente nuestra decisión de elegir ProConnect Tax fue el deseo de contar con una experiencia sin inconvenientes, así como las siguientes razones:

• Queríamos una solución que eliminara la necesidad de realizar actualizaciones constantes y la preocupación entre los miembros del equipo sobre la sincronización de archivos.
• Queríamos algo que nos permitiera ver el estado de todas las declaraciones en varias oficinas y acceder a ellas cuando fuera necesario.
• La consolidación de nuestros sistemas en la nube prometía una mejora operativa y en la eficiencia de los usuarios, que esperábamos pudiera compensar el posible incremento en el costo por declaración.
• Si bien el costo era una preocupación legítima, reconocimos que nuestras soluciones existentes causaban importantes ineficacias. Queríamos aprovechar la oportunidad de adoptar la estructura de precios de un software nativo de la nube.
• La posibilidad de maximizar nuestro tiempo durante el periodo de declaración de impuestos y eliminar la carga de administrar una solución alojada o de lidiar con limitaciones se volvió nuestra máxima prioridad.

Al pasar a un software nativo de la nube, nuestro objetivo era lograr un proceso de preparación de impuestos fluido y sin inconvenientes que le permitiera a nuestro equipo enfocarse en brindar un servicio de alta calidad. Queríamos una solución que nos permitiera hacer foco en nuestras tareas centrales sin las complejidades y distracciones que sumaban los problemas técnicos. Con nuestro objetivo fijado en maximizar la eficacia y la productividad, éramos optimistas en cuanto a que un software basado en la nube aportaría la mejor solución.

Transición y aprendizaje

Si bien siempre hay un periodo de transición al configurar un nuevo software, en este caso la transición fue relativamente sencilla. En el caso de ProConnect Tax, contamos con una persona dedicada exclusivamente a ayudarnos a migrar todos los archivos de nuestros clientes desde otro software de impuestos. Teníamos que migrar varios miles de archivos (un proceso del que no tuvimos que ocuparnos) y tomó solo un poco más de un día incorporar todo a ProConnect Tax.

Aunque aprender un nuevo software y adaptarse a él puede llevar algo de tiempo, especialmente si se hace en toda la empresa, nos sorprendió lo rápido que, en Fox Alliance, pudimos adaptarnos a ProConnect Tax. Nuestro equipo notó de inmediato que la facilidad de acceso y la interfaz eran una gran ventaja. Como usuario de Mac, podía acceder a una declaración de impuestos específica en solo 15 segundos después de iniciar sesión en la computadora. Si bien el diseño de la entrada de datos es algo diferente de otros programas de software, a nuestro equipo le resultó muy fácil de y explorar.

Fue algo renovador utilizar un software que no se sintiera como estar trabajando en algo que no se había actualizado en más de 10 años. Durante las horas de dedicación que exige el periodo de declaración de impuestos, para mí es importante trabajar con un producto que no sea monótono ni aburrido. Me doy cuenta de que cada profesional de impuestos tiene su propio enfoque y preferencias en cuanto a cómo preparar una declaración de impuestos o ver los elementos en la pantalla. Sin embargo, el diseño y las imágenes de ProConnect Tax siempre se han alineado de manera intuitiva con cómo quiero ingresar todo en la declaración, lo que me parece particularmente valioso a la hora de preparar una declaración de impuestos.

El asesoramiento sobre impuestos ahora es posible

Como empresa, nos enfocamos en brindar servicios de planificación y asesoramiento, y, en los últimos años, usamos varios programas de software de terceros. Sin embargo, el mayor obstáculo en todos ellos era importar la información del cliente al software. Eso implicaba ingresar manualmente la información de la declaración de impuestos o usar una herramienta de escaneo que omitía muchos datos y requería de una revisión y del ingreso adicional de información.

Aunque aún está en sus primeras etapas, los contadores de Intuit han implementado Tax Advisor de Intuit, una nueva herramienta de planificación que se integra directamente con ProConnect Tax. Nuestro equipo puede elaborar rápidamente un plan de impuestos con los datos que ya se hayan completado en la declaración, en lugar de tener que volver a ingresar todo en otro software. La propia herramienta ha avanzado mucho en el nivel de estrategias en el poco tiempo en que ha estado disponible.

El ecosistema de Intuit ofrece una ventaja adicional

El soporte al cliente es un aspecto fundamental de cualquier software de impuestos, de modo que contar con ayuda útil y eficaz puede tener un gran impacto en la experiencia del usuario. Con ProConnect Tax, descubrimos que la función de chat de clientes es particularmente beneficiosa. En lugar de tener que sufrir largas esperas en el teléfono, podemos simplemente iniciar un chat y conectarnos con un especialista de soporte que nos ayude mientras accedemos a la declaración en tiempo real. Esto nos permite contar con una solución más rápida, así como con más horas de atención y ayuda durante el fin de semana en las épocas de mayor trabajo.

Otro beneficio adicional es la integración con QuickBooks® Online para importar automáticamente la información de los libros contables de un cliente a su declaración de impuestos. Si bien aún no vinculamos a todos nuestros clientes, la función para pasar la información de los libros contables a la declaración de impuestos permite ahorrar mucho tiempo en declaraciones comerciales más simples con libros contables limpios. De hecho, podemos preparar una declaración comercial en cuestión de minutos una vez configurada adecuadamente la vinculación en el año inicial.

Aunque ProConnect Tax ha mejorado la eficacia de numerosas maneras, hemos identificado algunas limitaciones en el software. Sin embargo, el equipo de desarrollo ha sido receptivo a nuestros comentarios y ha realizado esfuerzos para abordar esos inconvenientes, lo que genera mejoras notables cada año (algo que no ocurría con el software anterior). Por ejemplo: enfrentamos dificultades con las declaraciones editadas después de su presentación, porque estas no se podían bloquear para evitar futuras modificaciones. Intuit ha tomado en cuenta nuestra opinión e implementado una función de bloqueo para el periodo de declaración de impuestos más reciente. Además, incluyó la opción de restringir el acceso según el nivel de acceso de cada miembro del equipo.

Una de las mayores limitaciones que encontramos fue la falta de un método conveniente para presentaciones electrónicas masivas, particularmente en el caso de las prórrogas. Lleva mucho tiempo y es muy engorroso seleccionar y procesar por separado miles de declaraciones para solicitar una prórroga o presentarlas de manera electrónica. Sin embargo, ya está disponible una actualización para la solicitud de prórrogas en lote, que tenemos previsto probar muy pronto.

Además, trabajamos con muchas empresas que tienen varios socios o accionistas, y que tenían que imprimir manualmente cada Formulario K1 (lo cual es un proceso que toma mucho tiempo). ProConnect ha introducido paquetes para socios y accionistas que permiten separar fácilmente los Formularios K1 de cada miembro en particular, lo que optimiza el proceso.

La facilidad y el acceso son la clave de nuestro éxito

La transición a un software de impuestos nativo de la nube ha aportado importantes mejoras a la eficacia operativa de nuestra empresa y a la experiencia del usuario. La facilidad de acceso, la interfaz y la naturaleza sencilla de ProConnect Tax optimizaron nuestros flujos de trabajo y redujeron la frustración asociada con los programas de software de escritorio obsoletos. Hemos valorado la facilidad con la que podemos acceder al software independientemente de la ubicación de los miembros del equipo, las constantes mejoras que se realizan y las integraciones del ecosistema con programas de software de contabilidad y planificación. Con ProConnect Tax, tenemos una solución nativa de la nube que aumenta la productividad de nuestra empresa.