La Ley de Transparencia Corporativa y el Informe BOI

Una importante fecha límite se aproxima, y los profesionales de impuestos deben saberlo para poder asesorar a sus clientes.

El 29 de septiembre de 2022, la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN, por sus siglas en inglés) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos emitió una regla final que implementa las disposiciones sobre el reporte de información sobre los beneficiarios reales (BOI, por sus siglas en inglés) de la Ley de Transparencia Corporativa (CTA, por sus siglas en inglés).

A partir del 1 de enero de 2024, la CTA exige que las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) y otras entidades organizadas o registradas para operar en los Estados Unidos presenten un reporte BOI a la FinCEN. La CTA describe quién debe presentar un reporte, qué información se debe proporcionar y la fecha límite para presentarlo. La CTA, una disposición de la Ley contra el lavado de dinero, autoriza a la FinCEN a recopilar esta información y compartirla con autoridades gubernamentales e instituciones financieras autorizadas.

Entidades obligadas a presentar un reporte

Entre las empresas que deben presentar un reporte BOI, se incluyen las siguientes:

• Empresas declarantes nacionales: Sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, u otra entidad creada mediante la presentación de un documento ante un secretario de estado o una oficina similar conforme a la ley de un estado o tribu indígena.
• Empresas declarantes extranjeras: Sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, u otra entidad constituida según la ley de un país extranjero que esté registrada para operar en cualquier jurisdicción estatal o indígena mediante la presentación de un documento ante un secretario de estado o una oficina similar.

Entidades exentas de presentar el reporte

Hay 23 tipos de entidades exentas del requisito de presentar un reporte BOI. Muchas de estas entidades exentas ya están reguladas por el Gobierno federal o estatal, y reportan su BOI ante una autoridad gubernamental. Entre estas entidades, se incluyen bancos, compañías de seguros, empresas registradas en la SEC, compañías de servicios públicos y organizaciones exentas de impuestos según la sección 501(c). Las entidades inactivas también están exentas.

La entidad exenta más notable es una empresa operativa grande con más de 20 empleados de tiempo completo, más de $5 millones en ventaso ingresos brutos, y un funcionamiento presencial en una oficina física dentro de los Estados Unidos.

Requisitos del reporte

• Una empresa declarante creada o registrada a partir del 1 de enero de 2024 tendrá que reportar información sobre sí misma, los beneficiarios reales y los solicitantes de la empresa.
• Una empresa declarante creada o registrada antes del 1 de enero de 2024 tendrá que reportar información sobre sí misma y sobre los beneficiarios reales. La empresa declarante no tiene que proporcionar información sobre los solicitantes de la empresa.

Beneficiario real

Un beneficiario real es todo individuo que ejerza directa o indirectamente un control sustancial sobre la empresa declarante, o que posea o controle directa o indirectamente el 25 % o más de los intereses de propiedad de dicha empresa.

Que un individuo tenga control sustancial sobre una empresa declarante depende del poder que pueda ejercer sobre ella. Por ejemplo, un individuo tendrá control sustancial de una empresa declarante si dirige, determina o ejerce una influencia sustancial sobre las decisiones importantes que se toman en la empresa. Además, se considera que cualquier alto funcionario tiene control sustancial sobre una empresa declarante.

En general, los intereses de propiedad se refieren a acuerdos que establecen derechos de propiedad en la empresa declarante, lo que incluye acciones simples, así como instrumentos más complejos.

La definición de beneficiario real contempla cinco excepciones:

1. Una persona menor de edad, siempre que se reporte la información de uno de sus padres o tutores.
2. Una persona que actúa como individuo designado, intermediario, custodio o agente en nombre de otra persona.
3. Una persona que actúa únicamente como empleado de una empresa declarante en circunstancias específicas.
4. Un individuo cuyo único interés en una empresa declarante es un interés futuro mediante un derecho de herencia.
5. Un acreedor de una empresa declarante.

Solicitantes de la empresa

Pueden calificar hasta dos personas:

1. El individuo que presenta directamente el documento que crea la entidad o, en el caso de una empresa extranjera declarante, el documento que primero registra la entidad para operar en los Estados Unidos.
2. El individuo principalmente responsable de dirigir o controlar la presentación del documento pertinente por parte de otro.

Solo las empresas declarantes constituidas o registradas a partir del 1 de enero de 2024 tendrán que reportar los solicitantes de la empresa.

Información que se debe reportar

Una empresa declarante tendrá que reportar lo siguiente:

• Razón social.
• Nombres comerciales, nombres bajo los que opera (d/b/a) o de comercialización (t/a).
• Dirección completa vigente del lugar principal de negocios si esa dirección se encuentra en los Estados Unidos. Para las empresas declarantes cuyo lugar principal de negocios se encuentre fuera de la frontera de los EE. UU., la dirección vigente desde la cual la empresa opera en los Estados Unidos.
• Jurisdicción de constitución o registro inicial (jurisdicción estatal, tribal o extranjera).
• Número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés). Las empresas declarantes extranjeras sin TIN deberán proporcionar un número de identificación tributaria extranjera.

Para cada individuo que sea beneficiario real o solicitante de una empresa, la empresa declarante tendrá que reportar lo siguiente:

• Nombre legal completo, fecha de nacimiento y dirección completa vigente. Se requiere una dirección comercial para el solicitante de una empresa que constituya o registre una entidad durante la operación del solicitante de la empresa.
• Número de identificación único de un documento de identificación no vencido aceptable (pasaporte estadounidense; documento de identificación estatal, local o tribal; licencia de conducir emitida por el estado; pasaporte extranjero).
• Estado o jurisdicción que emitió el documento de identificación.
• Imagen del documento de identificación que también incluye una fotografía de la persona.

Cuándo presentar el reporte

La fecha de vencimiento del reporte BOI inicial depende de cuándo se creó la empresa declarante.

• Si la empresa declarante se creó o registró antes del 1 de enero de 2024, el reporte BOI inicial se debe presentar a más tardar el 1 de enero de 2025.
• Si la empresa se creó o registró a partir del 1 de enero de 2024, el reporte BOI inicial vence en el transcurso de los 30 días calendario posteriores a la fecha de creación de la empresa. Esta fecha límite de 30 días comienza en el momento en que la empresa recibe el aviso fehaciente de su creación o registro, o bien después de que un secretario de estado o una oficina similar realiza por primera vez el aviso público de su creación o registro (de ambas opciones, la que ocurra primero).

Una vez presentado el reporte inicial, las empresas declarantes nuevas y existentes tendrán que presentar reportes actualizados en el transcurso de los 30 días calendario posteriores a que se produzca un cambio. Los cambios incluyen actualizaciones de la información previamente reportada sobre la propia empresa declarante, o sus beneficiarios reales y la información sobre beneficiarios reales.

Es obligatorio presentar reportes corregidos cuando la información que se reportó anteriormente era incorrecta. Los reportes corregidos vencen en el transcurso de los 30 días calendario posteriores a la fecha en que la empresa declarante toma conocimiento de una inexactitud o tiene motivos para sospechar que existe una.

Cómo reportar infracciones

La CTA establece que es ilegal que una persona proporcione a la FinCEN información falsa o fraudulenta de manera intencional sobre beneficiarios reales, o que omita intencionalmente información completa o actualizada sobre beneficiarios reales. La CTA indica que una persona que infrinja la obligación de presentar un reporte BOI estará sujeta a una multa civil de hasta $500 por cada día que la infracción continúe o no se subsane, hasta alcanzar la suma de $10,000, y una pena de prisión de hasta dos años.

Impacto en los profesionales de impuestos y sus clientes

Los propietarios de empresas tendrán que determinar si su entidad comercial es una empresa declarante según se define en la CTA y, por lo tanto, está sujeta al requisito de presentar reportes BOI. Las empresas que no se encuadran en ninguno de los 23 tipos de entidades exentas tendrán que presentar un reporte BOI.

El tipo más pertinente de entidad exenta es la empresa operativa grande con más de 20 empleados de tiempo completo, más de $5 millones en ingresos brutos o ventas, y un funcionamiento presencial en una oficina física dentro de los Estados Unidos. En consecuencia, la mayoría de las pequeñas empresas no cumple con esta definición y tendrá que presentar un reporte BOI. Además de las muchas pequeñas empresas que se espera que se vean afectadas por la CTA, las personas reportadas como beneficiarios reales y los solicitantes de empresas también se ven afectados.

Dada la cantidad de mantenimiento de registros, los requisitos de reporte, la naturaleza de la información reportada, la diligencia debida necesaria y las multas sustanciales por incumplimiento, muchos propietarios de empresas recurrirán a asesores profesionales de confianza como tú, profesionales de impuestos existentes que ya están familiarizados y equipados con esta información como guía. El requisito de presentar reportes BOI también te brinda la oportunidad de identificar de manera proactiva a los clientes afectados y de hablar sobre las acciones necesarias. En el caso de entidades comerciales con estructuras de propiedad complicadas, se requerirá un análisis adicional para determinar si se debe incluir a una persona como beneficiario real.

Para las empresas creadas a partir del 1 de enero de 2024, el requisito de reporte entra en vigor el 1 de enero de 2024. Además, si la empresa se creó o registró a partir del 1 de enero de 2024, el reporte BOI inicial vence en el transcurso de los 30 días calendario posteriores a la fecha de creación de la empresa. La FinCEN aceptará reportes electrónicos a partir del 1 de enero de 2024.

Para las empresas creadas antes del 1 de enero de 2024, el requisito de reporte entra en vigor el 1 de enero de 2025.

Los propietarios de pequeñas empresas y sus profesionales de impuestos deben comenzar el proceso de preparación para presentar el reporte BOI. Al preparar la presentación del reporte BOI, se deben considerar factores adicionales, entre ellos, cambios en las participaciones de propiedad y la información reportada anteriormente, ya que los reportes actualizados y los reportes corregidos vencen un plazo de 30 días calendario.

Para conocer los requisitos de presentación de informes, incluido cuándo y cómo presentar un informe, aquí hay un artículo de ayuda de Intuit, “Información sobre el informe de beneficiarios reales de FinCEN.”

Nota del editor: también está disponible una versión en inglés de este artículo.