De qué manera los clientes que son sociedades anónimas de tipo S pueden usar un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas para deducir gastos por el uso comercial del hogar

¿Tus clientes que son sociedades anónimas de tipo S usan su hogar como oficina y realizan allí una parte o la totalidad de sus actividades comerciales? Como los accionistas de sociedades anónimas de tipo S se consideran empleados de su empresa, están sujetos a limitaciones en cuanto a las formas en que pueden deducir los gastos por el uso comercial del hogar.

Una de las consecuencias de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017 es que los empleados ya no pueden deducir gastos por el uso comercial del hogar ni otros gastos varios relacionados con el negocio en un Anexo A. Esta limitación continuará en vigor hasta finales de 2025 o tal vez más, si la disposición se renueva. En cambio, los socios de una sociedad colectiva pueden deducir gastos no reembolsados directamente en un Anexo E como gastos de sociedad colectiva sin reembolsar.

Sin embargo, si ayudas a tus clientes a configurar un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas, todos ganan. El accionista recibe un reembolso libre de impuestos de los gastos por el uso comercial del hogar y otros gastos extraordinarios, mientras que la sociedad anónima de tipo S obtiene una deducción por la cantidad de dicho reembolso.

El plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas debe cumplir tres requisitos para ser aprobado por el IRS:

1. Los gastos deben tener una conexión comercial. Se debe incurrir en los gastos mientras el empleado realiza trabajos para la empresa y dichos gastos deben ser ordinarios y necesarios. Pueden incluir millas recorridas con fines comerciales, comidas con clientes y gastos de viaje extraordinarios. También pueden incluir una porción de gastos mixtos, es decir, aquellos que tienen un componente de uso personal y otro de uso comercial, como los gastos por el uso comercial del hogar, teléfono celular e Internet.
2. Deben tener un fundamento que justifique la deducción. Este requisito puede cumplirse fácilmente si se presenta un reporte de gastos detallado mensual o trimestral adjuntando la documentación correspondiente. Aplicaciones como Expensify y Dext simplifican esta gestión y se sincronizan con QuickBooks® Online.
3. Toda cantidad reembolsada por encima de los gastos reales debe devolverse de inmediato. Si la sociedad anónima de tipo S otorga un adelanto al accionista en concepto de gastos de viaje, toda cantidad por encima de los gastos reales debe devolverse dentro de los 120 días.

Configurar un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas es muy simple. Aquí tienes un acuerdo de ejemplo que puedes adaptar a la medida de tus clientes para que lo firmen. Luego, una vez por mes o por trimestre, el accionista presenta un reporte de gastos detallado y la sociedad anónima de tipo S entrega un cheque al accionista. La sociedad anónima de tipo S obtiene una deducción y el accionista recibe un reembolso libre de impuestos.

En cuanto a los gastos por el uso comercial del hogar, los accionistas pueden recibir un reembolso por una porción asignada de los gastos de mantenimiento del hogar, como intereses hipotecarios, impuestos sobre bienes raíces, seguros, servicios públicos, Internet, residuos y reparaciones y mantenimiento. Toda porción de intereses hipotecarios e impuestos sobre bienes raíces que se reembolse a través de un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas deberá deducirse de las cantidades reportadas en el Anexo A.

Para calificar como oficina en el hogar, el área debe usarse de manera regular y exclusiva para el negocio. La porción de los gastos del hogar destinada al uso comercial de este se asigna de acuerdo con los pies cuadrados correspondientes. Algunos empleados incluyen en el reporte de gastos un plano de planta de la vivienda con un cálculo de los pies cuadrados para sumarle credibilidad a sus afirmaciones.

En la cantidad reembolsada, también debería incluirse una porción asignada de la depreciación de la vivienda. Al vender la propiedad, la porción “permitida o asignada” del gasto de depreciación por el uso comercial del hogar se recapturará como ingresos ordinarios, de modo tal que los clientes puedan obtener un beneficio en el momento.

En el caso de ciertos gastos mixtos, como teléfono celular o Internet, podría no ser adecuada la asignación en función de los pies cuadrados. El IRS permite usar un método de asignación “razonable” para estos gastos. Este puede ser el porcentaje comercial real calculado según un periodo de muestra de unos pocos días o semanas, u otro método que pueda aplicarse de manera constante.

Sin la implementación de un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas, estos reembolsos son ingresos sujetos a impuestos para el accionista y deben reportarse en su Formulario W-2

Configurar un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas es uno de los mejores métodos para que un accionista obtenga efectivo de la sociedad. Los otros métodos principales son alquileres, distribuciones y salarios. Sin embargo, a diferencia de esos métodos, los reembolsos por un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas son libres de impuestos para el accionista (al igual que las distribuciones) y son deducibles para la sociedad anónima de tipo S, tal como lo son los alquileres y los salarios. Para tus clientes que sean sociedades anónimas de tipo S, los planes de deducción de reembolsos con rendición de cuentas son la opción con la que todos ganan.