Ética: mejores prácticas y límites con los clientes

Los profesionales de impuestos, incluidos los contadores públicos certificados (CPA) y los agentes inscritos (EA), deben adherirse a un estricto código de ética detallado en la Circular 230. Violar estas reglas puede llevar a sanciones significativas, que van desde multas hasta la suspensión o inhabilitación de la práctica profesional. Es crucial que los expertos en impuestos entiendan estos estándares éticos y los apliquen con diligencia para protegerse a sí mismos y a sus clientes.

Esto es lo que necesita saber para refrescar sus conocimientos sobre ética.

Adherirse a la circular 230

La Circular 230 define los deberes y restricciones para las personas que, a cambio de una compensación, preparan o ayudan a preparar declaraciones de impuestos o reclamaciones de reembolso. Estas reglas cubren diversos aspectos de la conducta profesional y son aplicadas por la Oficina de Responsabilidad Profesional (OPR) del IRS.

Requisitos de la debida diligencia

Un principio fundamental de la Circular 230 es la debida diligencia, que exige a los profesionales actuar con cuidado y precisión al preparar declaraciones y otros documentos presentados ante el IRS. Esto incluye realizar indagaciones razonables para asegurar que la información proporcionada por un cliente sea exacta.

Por ejemplo, cuando un cliente reclama dependientes para beneficios como el Crédito Tributario por Hijos, el Crédito de Oportunidad Estadounidense, el estado de Cabeza de Familia o el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo, el preparador debe contar con documentación o pruebas, como la verificación de residencia, que respalden la reclamación. No hacerlo puede resultar en una multa de $635 por cada instancia.

Argumentos frívolos y posiciones irrazonables

Los profesionales de impuestos nunca deben adoptar posiciones frívolas en una declaración de impuestos u otra presentación. Un argumento frívolo es aquel que se basa en posiciones que se sabe que son contrarias a la ley, como la afirmación de que los impuestos son inconstitucionales. Presentar una declaración con una posición frívola puede resultar en una multa de $5,000.

De manera similar, un preparador puede ser sancionado por una subestimación de la responsabilidad fiscal debido a una posición irrazonable, que es una posición que carece de autoridad sustancial. Esta multa puede ser la cantidad mayor entre $1,000 o el 50% de los ingresos del preparador derivados de esa declaración. Si la conducta es intencionada o temeraria, la multa aumenta a la cantidad mayor entre $5,000 o el 75% de los ingresos del preparador por dicha declaración.

Prácticas financieras prohibidas

Existen dos prácticas financieras que están estrictamente prohibidas para los preparadores de impuestos:

• Negociar cheques de reembolso: Los profesionales no tienen permitido negociar ni depositar directamente el cheque de reembolso federal de un cliente. Las violaciones pueden conllevar una multa de $635 por cada ocurrencia.
• Honorarios de contingencia: Generalmente está prohibido cobrar honorarios que dependan del resultado de una declaración de impuestos, excepto en situaciones limitadas como auditorías o procedimientos judiciales. Un ejemplo de un honorario de contingencia prohibido sería basar los honorarios del preparador en un porcentaje del reembolso generado.

Manejo adecuado de los documentos de los clientes

Los profesionales de impuestos son responsables del manejo adecuado de los documentos de sus clientes. Deben cumplir con lo siguiente:

• Proporcionar una copia de la declaración: Se debe entregar una copia de la declaración de impuestos completada al cliente antes o al momento en que este firme el Formulario 8879 (Autorización de Firma para Presentación Electrónica del IRS). No hacerlo puede resultar en una multa de $60 por instancia, hasta un máximo de $31,500.
• Devolver los registros del cliente: Un profesional debe devolver todos los registros necesarios para que el cliente cumpla con sus obligaciones fiscales federales, incluso si existe una disputa sobre los honorarios.

Conflictos de interés y representación

Un profesional no puede representar a un cliente si al hacerlo se genera un conflicto de intereses. Esto ocurre cuando la representación de un cliente es directamente adversa a otro, o cuando existe un riesgo significativo de que la representación de uno o más clientes se vea materialmente limitada por las responsabilidades del profesional hacia terceros. En algunos casos, la representación aún podría ser posible si el profesional obtiene una renuncia por escrito de todos los clientes afectados dentro de los 30 días posteriores a la identificación del conflicto.

Confidencialidad y divulgaciones

La información que un preparador de impuestos recibe de un cliente es confidencial y solo puede utilizarse con el propósito de preparar la declaración de impuestos. La divulgación no autorizada de esta información, como el uso de la historia de un cliente para fines de marketing sin su permiso, puede resultar en multas de $250 por cada divulgación. Las infracciones más graves, incluida la divulgación temeraria o deliberada de información, pueden dar lugar a cargos penales, que incluyen multas y penas de prisión.

Consecuencias para los profesionales

La OPR puede tomar diversas medidas contra un profesional que viole la Circular 230, entre ellas:

• Censura: Una amonestación pública.
• Suspensión: Una prohibición a corto plazo para ejercer ante el IRS.
• Inhabilitación: Una prohibición a largo plazo o permanente para ejercer ante el IRS.

Estas medidas disciplinarias pueden imponerse además de las sanciones civiles o penales. Las sanciones para los profesionales suelen ser más estrictas que las de los contribuyentes, por lo que es fundamental priorizar la conducta ética sobre la presión del cliente. Ante un dilema ético, el profesional de impuestos debe confiar en su juicio y, si es necesario, negarse a representar a un cliente que insista en un curso de acción poco ético o ilegal.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué es la circular 230 y quién la aplica?

R: La Circular 230 describe los deberes y restricciones para las personas que preparan declaraciones de impuestos o reclamaciones de reembolso por una compensación, y es aplicada por la Oficina de Responsabilidad Profesional (OPR) del IRS.

P: ¿Cuáles son los requisitos de debida diligencia para los preparadores de impuestos?

R: La debida diligencia exige que los preparadores actúen con cuidado y precisión al preparar las presentaciones, e incluye realizar indagaciones razonables para asegurar que la información del cliente sea exacta y esté respaldada por documentación.

P: ¿Qué es un “argumento frívolo” y cuál es la multa asociada?

R: Un argumento frívolo es aquel basado en posiciones que se sabe que son contrarias a la ley, como afirmar que los impuestos son inconstitucionales; presentar una declaración con uno de ellos puede resultar en una multa de $5,000.

P: ¿Qué dos prácticas financieras están estrictamente prohibidas para los preparadores de impuestos?

R: Los preparadores de impuestos tienen prohibido negociar o depositar directamente el cheque de reembolso federal de un cliente y, por lo general, tienen prohibido cobrar honorarios de contingencia, excepto en situaciones limitadas como auditorías.

P: ¿Cuáles son las consecuencias que la OPR puede aplicar contra un profesional que viole la circular 230?

R: La OPR puede imponer varias acciones disciplinarias, incluyendo la censura (amonestación pública), la suspensión (prohibición a corto plazo) o la inhabilitación (prohibición a largo plazo o permanente) para ejercer ante el IRS.

Nota del editor: Este artículo también está disponible en inglés.